Fundamenty zarządzania projektami

To ludzie realizują projekty. Dlatego w pierwszej części warsztatu spojrzymy na projekt jako na tymczasową organizację. Wejdziemy również w świat programów i sposób myślenia zarządzających portfelem. Wszystko po to, aby zrozumieć szerszy kontekst biznesowy i społeczny oraz nauczyć się budować skuteczne zespoły.

Zaczniemy od zrozumienia sposobów na uniknięcie tego, że osoba kierująca projektem zostaje z nim sama. Uczestnicy dowiedzą się jak budować skuteczne zespoły projektowe oraz dobre środowisko do ich działania. Przedyskutujemy również sposoby na to, jak stworzyć zespół z ludzi, którzy oprócz projektu mają masę innych obowiązków i często inne priorytety. Sporo uwagi poświęcimy również rozwijaniu ludzi przez projekty oraz budowaniu ich zaangażowania.

Ważnym tematem będzie również zrozumienie perspektywy programów. W szczególności skupimy się na tym, w jaki sposób tworzy się wartość ze współpracy pomiędzy projektami realizującymi wspólny cel. Uczestnicy zrozumieją również rolę kierowników i kierowniczek projektów, gdy ich projekt jest częścią większej całości.

Na koniec przyjrzymy się perspektywie zarządzających portfelem, aby lepiej zrozumieć ich decyzje dotyczące wyboru właściwych projektów, ich priorytetyzacji i przydziału zasobów organizacji. Będzie to również świetna okazja, aby poznać podejście Kanban, które przyda się na każdym poziomie zarządzania.

W drugiej części warsztatu zaczniemy pracę na projektach uczestników. W odróżnieniu od „klasycznego” podejścia do projektów, w których zespół skupia się na dostarczeniu produktów, ten warsztat całkowicie skupia się na wartości. Dlatego naszym pierwszym zadaniem będzie zrozumienie celów długoterminowych, których realizację mają umożliwić projekty, nad którymi będziemy pracować w grupach.

Zrozumienie po co realizowany jest projekt pozwala nie tylko lepiej określić jego zakres, ale również całkowicie zmienia podejście zespołu i kluczowych interesariuszy. Właśnie dlatego, zaczniemy od nauczenia się jak rozmawiać o wartości dostarczanej przez projekt i w jaki sposób dobrze ją definiować.

W kolejnym kroku skupimy się na tym, co powinno zadziać się… po projekcie, aby cele długoterminowe miały szansę być osiągnięte. Poznamy również czynniki niezbędne do zapewnienia trwałego dostarczania wartości. Wszystko po to, aby uniknąć kłopotów po projekcie oraz zadbać o to, by efekty projektu nie znikły zaraz po jego zakończeniu.

Tę część zakończymy przyjrzeniem się dwóm kluczowym rolom w projekcie: kierownika projektu i sponsora. Przeanalizujemy je z perspektywy dostarczania wartości i zapewnienia trwałości efektów projektu. Uczestnicy poznają również zasady budowania ciał takich jak komitety sterujące czy zespoły sponsorskie.

Kolejna część warsztatu poświęcona jest w całości identyfikacji kluczowych interesariuszy, ich analizie, badaniu oczekiwań oraz planowaniu właściwych form dialogu z nimi. Wszystko po to, aby uzyskać wysoki poziom ich zaangażowania i zapewnić konstruktywny wkład w prace projektu oraz dostarczanie wartości po jego zakończeniu.

W pierwszym kroku poznamy kluczowych interesariuszy. Nacisk położymy na tych, którzy są istotni z punktu widzenia trwałego dostarczania wartości po zakończeniu projektu. To właśnie oni są najczęściej pomijani, a często powinni wręcz stanowić trzon zespołu.

Następnie przyjrzymy się projektowi z perspektywy różnych interesariuszy. Zastanowimy się nad ich celami i obawami oraz tym, w jaki sposób mogą w związku z tym reagować na projekt. Uczestnicy zrozumieją przy tym różnicę pomiędzy zarządzaniem interesariuszami a angażowaniem ich. Poznamy również czynniki wpływające na ich opór lub zaangażowanie. Uczestnicy poznają również podstawowe zasady skutecznej komunikacji.

Końcowym etapem będzie zbudowanie strategii zaangażowania interesariuszy, ze szczególnym uwzględnieniem roli sponsora jako „anioła stróża” projektu.

Dopiero gdy wiemy co mamy osiągnąć i kogo w to zaangażować, możemy przystąpić do pracy nad szczegółowym zakresem i strategią realizacji projektu. W tym miejscu kluczowe będzie zrozumienie co dokładnie jest do zrobienia i na ile możemy to przewidzieć z góry. Od tego będzie zależał wybór podejścia do zarządzania projektem.

Zaczniemy od zdefiniowania stanu jaki chcemy uzyskać na zakończenie projektu. Przyda nam się do tego wiedza o tym, w jaki sposób Sponsor zamierza uzyskać wartość. To właśnie ze sponsorem będą negocjowane kryteria zakończenia projektu.

W kolejnym kroku przejdziemy do pracy z wymaganiami i zakresem projektu, przede wszystkim próbując zrozumieć na ile możemy je przewidzieć z góry. Przy okazji zdefiniujemy zarówno elementy, które będą w nim realizowane, jak i te, o które interesariusze powinni zadbać we własnym zakresie. Ustalimy również co zrobić z zależnościami od innych projektów.

Na koniec uczestnicy poznają różne podejścia do zarządzania projektem: przewidywalne, iteracyjne, przyrostowe i adaptatywne (zwinne). Nauczą się również w jaki sposób łączyć je w ramach jednego projektu. Ta wiedza posłuży do zbudowania pierwszej mapy drogowej projektu, z której będą wynikały jego etapy, strumienie i kamienie milowe.

Warsztat zakończymy refleksją nad organizacją zespołu, podejściem do delegowania i rolą kierownika oraz sponsora projektu z tej perspektywy.