Warsztat na żywo
Podstawy planowania w projektach
Praktyczne, dwudniowe warsztaty budujące kompetencje niezbędne do wiarygodnego planowania i utrzymania kontroli nad projektami prowadzonymi zarówno w sposób przewidywalny, jak i hybrydowy lub zwinny.
Warsztat jest naturalną kontynuacją treningu „Fundamenty zarządzania projektami”. Zaczyna się w momencie, gdy znane są już założenia oraz cele projektu. Nadchodzi więc czas na dobór właściwego podejścia do planowania i realizacji projektu oraz związanych z tym narzędzi. To kluczowy moment, który znacząco wpływa na poziom kontroli nad późniejszymi pracami i możliwość wywiązania się z podjętych zobowiązań.
Uczestnicy poznają zarówno narzędzia planowania przewidywalnego jak i techniki zwinne. Uczą się również łączenia ich w podejścia hybrydowe. Warsztat skupia się przy tym na kluczowych obszarach, takich jak: rozpoznanie ograniczeń projektu i analiza jego środowiska, praca z wymaganiami i projektowanie produktu, kontrola nad zakresem i jak najszybsze dostarczanie wartości, oraz podstawy estymacji i planowania w czasie.
Największą zaletą tych warsztatów jest bardzo praktyczne podejście oraz liczne przykłady z rzeczywistych projektów w różnych branżach.
Ćwiczenia warsztatowe są zawsze oparte na rzeczywistych przypadkach przyniesionych przez uczestników. Dlatego zarówno osoby zaczynające swoją przygodę z zarządzaniem projektami, jak i doświadczeni kierownicy i kierowniczki projektów znajdą w tym warsztacie źródło cennej wiedzy, a przede wszystkim okazję do refleksji nad swoim podejściem do projektów. Jest to również doskonała okazja dla zespołów projektowych, aby wspólnie przepracować swój projekt i zapewnić mu dobry start.
Program warsztatu
Część 1: Kontekst, ograniczenia i priorytety projektu
Dobre zrozumienie organiczeń i kontekstu projektu stanowi fundament doboru podejścia do jego realizacji oraz do ustalenia kluczowych priorytetów podczas planowania.
Zaczynamy od podsumowania podstaw podejścia zorientowanego na dostarczanie wartości, szczególnie w kontekście pracy z wymaganiami i zakresem projektu. W tym kontekście, przyglądamy się też pełnemu cyklowi życia produktu lub usługi, próbując zrozumieć rolę danego projektu w tym cyklu.
Następnie, przyglądamy się potencjalnym ograniczeniom projektu w sześciu obszarach (czas, finanse, zakres, jakość, zasoby i ryzyko). Uczestnicy uczą się identyfikowania priorytetów, takich jak np. jak najszybsze wejście na rynek nowego produktu, jak najtańsze i bezpieczne wdrożenie regulacji w dojrzałym produkcie, itp. Ponadto, dowiadują się jak w praktyce odróżniać faktyczne ograniczenia od tych parametrów projektu, które podlegają negocjacji.
Aby uzyskać pełny obraz sytuacji, poznajemy również techniki identyfikacji kluczowych czynników środowiskowych (np. zmiany regulacyjne), które mogą wpłynąć na projekt. W tym celu korzystamy z narzędzi zarządzania strategicznego, takich jak model PESTLE.
Efektem jest dobrej jakości wsad do doboru podejścia do realizacji projektu oraz stworzenia mapy drogowej.
Część 2: Dobór podejścia do realizacji i mapa drogowa projektu
Zanim rozpocznie się szczegółowe planowanie lub zwinne budowanie produktu, warto poświęcić czas na świadomy dobór optymalnego podejścia i narzędzi do realizacji projektu oraz przemyślenie ogólnej mapy drogowej.
Ta część warszatów rozpoczyna się od przypomnienia różnych podejść do realizacji projektu poznanych podczas warsztatu “Fundamenty zarządzania projektami”. Zostają one uzupełnione o pogłębione zrozumienie koncepcji takich jak POC, MVP i MSP. Na tych fundamentach dzielimy projekt na fazy i strumienie, jednocześnie wyznaczając kluczowe kamienie milowe, powiązane z zdolnością do dostarczania wartości. W ten sposób powstaje mapa drogowa projektu.
Ważnym uzupełnieniem tej części warsztatu jest zrozumienie roli zasobów procesowych, wiedzy zgromadzonej w organizacjach biorących udział w projekcie oraz podstaw podejścia lean. To właśnie na nich będziemy bazować projektując sposób pracy, w którym poszczególne zespoły, często z różnych organizacji, będą mogły w pełni wykorzystać swój potencjał, ograniczając jednocześnie obciążenia administracyjne.
Podsumowaniem tej części jest zrozumienie praktycznej roli i zawartości planów zarządzania projektem, szczególnie w kontekście projektów realizowanych przez kilka organizacji (np. przy współpracy z dostawcami lub w konsorcjach).
Część 3: Projektowanie produktów zorientowanych zorientowane na wartość
Aby w pełni skoncentrować się na dostarczaniu wartości, konieczne jest wyjście poza schemat “zbieranie wymagań -> definicja zakresu”. Właśnie dlatego, w tej części warsztatu sięgamy po koncepcje i narzędzia z dziedziny projektowania i rozwoju produktów.
Zaczynamy od skupienia się na tym, co może stanowić rzeczywistą wartość dla interesariuszy. Aby zamienić myślenie “co jest możemy dostarczyć?” na “co daje największą wartość interesariuszom?”, poznajemy podejście projektowania produktów i usług oparte na Kanwie Propozycji Wartości. Uzupełniamy je o podstawy projektowania modeli biznesowych.
Kolejnym krokiem jest poznanie technik pracy z wymaganiami różnych grup interesariuszy. Zaczynamy od zapoznania się z podejściem Design Thinking jako przykładu metod partycypacyjnych. Mając solidne fundamenty aktywnej współpracy z interesariuszami, możemy przejść do poznania całego zestawu technik identyfikacji wymagań. Poznajemy przy tym zarówno ich zalety, jak i pułapki, na które należy uważać.
Tę część warsztatów kończymy zestawem narzędzi pozwalających na porządkowanie i priorytetyzację wymagań. Najciekawszym z nich jest model Kano, który koncentruje się na potencjalnej satysfakcji interesariuszy.
Część 4: Podstawy harmonogramowania
Ostatnia część warsztatów jest poświęcona pracy z zakresem i harmonogramowaniem w projektach przewidywalnych i hybrydowych. Buduje ona na solidnych fundamentach zbudowanych podczas całego warsztatu. Korzystamy również z wiedzy zdobytej podczas warsztatów “Fundamenty zarządzania projektami”.
Zaczynamy od omówienia różnic w procesie harmonogramowania pomiędzy podejściem przewidywalnym a hybrydowym. Uczestnicy poznają też techniki dekompozycji pracy w projekcie takie jak WBS i backlog, jednocześnie rozumiejąc różnice w ich budowie i zastosowaniu w projektach prowadzonych w różnych podejściach. W części poświęconej projektom przewidywalnym poznajemy również rolę kluczowych narzędzi takich jak diagram sieciowy oraz wykres Gantt’a.
Kolejnym krokiem jest poznanie różnych technik szacowania pracochłonności i czasu realizacji w projekcie. Każda z nich omawiana jest zarówno w kontekście jej zalet, jak i związanych z nią ryzyk. Uczestnicy poznają zarówno techniki stosowane przez indywidualnych ekspertów i ekspertki, jak i techniki szacowania grupowego.
Warsztat kończy dyskusja na temat użycia różnych technik wizualizacji do analizy i komunikacji stanu projektu. Poznają przy tym zarówno techniki przydatne w projektach przewidywalnych, jak i zwinnych.