Zarządzanie zmianą w organizacji

Każda zmiana powinna prowadzić do wytworzenia określonej wartości dla organizacji lub innych kluczowych interesariuszy. Niezależnie od tego czy wdrażamy nowe narzędzie lub sposób działania, zmieniamy kulturę organizacji, czy wprowadzamy zmiany regulacyjne, powinniśmy rozumieć w jakim celu to robimy.

Właśnie dlatego, warsztaty zaczynają się od wprowadzenia do koncepcji zarządzania zmianą zorientowanego na dostarczanie wartości. Uczestnicy nauczą się odróżniać artefakty dostarczane przez projekty (np. nowy proces, system IT, struktura organizacyjna, itp.) od oczekiwanej wartości (np. niższe koszty, mniejsza ilość błędów, większy udział w rynku, wyższa marża, itp.). Dowiedzą się również, od jakich czynników zależy zdolność do faktycznego dostarczania i podtrzymania wartości w trakcie i po zakończeniu projektu. To pozwoli na dobre zrozumienie znaczenia i oczekiwanych efektów zarządzania zmianą.

Na tej podstawie przedyskutujemy również najważniejsze role w projektach prowadzących do zmian i znaczenie zaangażowania kluczowych interesariuszy. Od tego momentu wszystkie ćwiczenia warsztatowe odbywają się na konkretnych przykładach zmian, w których biorą lub będą brali udział uczestnicy. Wszystko po to, aby poznane techniki i narzędzia maksymalnie osadzić w rzeczywistym kontekście ich organizacji.

Ważnym elementem tej części warsztatów jest również dyskusja o roli liderów i liderek zmian na różnych poziomach organizacji, oraz o tym, w jaki sposób te osoby mogą same przygotować się do zmiany i zadbać o swój dobrostan w tym procesie.

Tę część podsumowuje przejście przez cykl zmiany dr Johna Kottera, który zawiera kluczowe kroki zwiększające szanse na skuteczne wdrożenie zmian oraz podtrzymanie zaangażowania kluczowych interesariuszy.

W drugiej części warsztatów skoncentrujemy się na trzech kluczowych narzędziach zarządzania zmianą: analizie zakresu i poziomu wpływu zmiany na poszczególnych interesariuszy, ocenie gotowości do zmiany, oraz ocenie stopnia adopcji zmiany.

Zaczynamy od wstępnej analizy, polegającej na ustaleniu konkretnych obszarów, na które dana zmiana może mieć wpływ. Pozwoli to oszacować głębokość zmian oraz zaplanować dalsze prace. Następnie, uczestnicy zapoznają się z rzeczywistymi przykładami szczegółowej analizy wpływu na konkretnych interesariuszy, aby od razu wykonać podobne zadanie na swoich przykładowych projektach.

Kolejny etap prac podczas warsztatów polega na stworzeniu narzędzia do oceny gotowości do zmiany dla poszczególnych interesariuszy lub jednostek organizacyjnych. Uczestnicy poznają przy tym nowe sposoby raportowania, pozwalające na zrozumienie gotowości poszczególnych części organizacji do zmiany. Dadzą one znacznie lepszy obraz niż klasyczne raporty postępu prac stosowane w zarządzaniu projektami.

Tę część kończymy technikami pomiaru stopnia adopcji zmiany, koncentrując się na trzech kluczowych wymiarach: tempie adopcji, sprawności i zasięgu. Uczestnicy zarówno poznają znaczenie każdego z nich, jak i nauczą się dobierać odpowiednie wskaźniki adopcji na bazie swoich projektów.

Dodatkowym narzędziem, które może stanowić uzupełnienie lub często alternatywę dla wymienionych powyżej technik, jest model A.D.K.A.R., stosowany zarówno do diagnozy, planowania działań, jak i oceny stopnia gotowości intresariuszy do zmiany.

Człowiek jest w samym centrum wszelkich procesów zarządzania zmianą. Właśnie dlatego kluczowe jest zrozumienie podstaw psychologii i socjologii zmiany. Niemniej ważne jest zrozumienie na czym polega konstruktywna praca z oporem, jako naturalną reakcją na zmianę, a często też cennym źródłem informacji o ryzyku.

Zaczynamy od kluczowych czynników wpływających na zachowania ludzi, szczególną uwagę poświęcając roli stanu psychicznego (m.in. stresu) i przekonań. Ta wiedza pozwoli uczestnikom zrozumieć, dlaczego same szkolenia zwykle nie wystarczają do skutecznej zmiany zachowań, oraz umożliwi im zbudowanie bardziej kompleksowego podejścia do pracy z interesariuszami.

Równie ważne będzie zrozumienie źródeł i mechanizmów powstawania oporu przed zmianą. Uczestnicy będą mieli szansę zmienić typowe podejście polegające na “walce” z oporem. Nauczą się traktować opór jako naturalne zjawisko i często źródło cennej wiedzy. Poznają też techniki, które pozwalają na proaktywne zmniejszające prawdopodobieństwa i poziomu oporu.

Ważnym elementem części poświęconej oporowi przed zmianą będzie również zrozumienie roli cech osobowości. W rezultacie, uczestnicy nauczą się budowąć środowisko, procesy i komunikację zmian w sposób, który bierze pod uwagę różnorodność interesariuszy pod kątem ich osobowości.

Ostatnia część warsztatów poświęcona jest komunikacji w zmianie i pozwala połączyć w całość wszystkie poznane wcześniej elementy. Główną uwagę poświęcamy czynnikom wpływającym na skuteczność komunikacji.

Zaczniemy od zrozumienia czym jest efektywna i świadoma komunikacja. Uczestnicy poznają przy okazji podstawowe pytania, które warto sobie zadać zanim zaczniemy budować przekaz.

Rozumiejąc cele komunikacji, możemy przejść do budowy przekazu dotyczącego zmiany, korzystając z tego, co już wiemy o kluczowych interesariuszach. Pomoże nam w tym złoty krąg komunikacji stworzony przez Simona Sinek’a. Uczestnicy w praktyce przećwiczą dopasowanie komunikacji do różnych grup odbiorców.

Po zbudowaniu podstaw, przyjrzymy się zawartości i roli planu komunikacji jako kluczowego narzędzia w zmianie. Będzie to doskonała okazja do przedyskutowania różnych kanałów i form komunikacji oraz przemyślenia wpływu nawyków komunikacyjnych i przyzwyczajeń liderów.

Warsztat zamyka ćwiczenie, które powstało na bazie dziesiątek faktycznych przekazów z rzeczywistych zmian. Uczestnicy nauczą się dzięki niemu wyłapywać błędy w pisemnej komunikacji, w tym przypadku wiadomości e-mail, i zbudują zestaw porad, z którymi wrócą z warsztatu.